top of page

Microsoft Viva for ´dummies´

To see this post in Spanish click here

In this article I would like to shine a light on what Microsoft Viva is and what Viva is not. Initially I was struggling to understand what Viva is. Is it a product? Is it a platform? Is it an evolution? Is it a new bundle? Is it marketing? Is it an aspiration? Is it a vision? Is it a landgrab? Is it a branding exercise? Is it about making sure Microsoft doesn´t come late to market in a growing category? The answer is a bit off all the above.

What is employee experience?

Josh Bersin estimates the employee experience (EX) market to be $300B in size and to include categories like employee development, employee wellbeing, technology for core HR, surveys &feedback, benefits, HR portals and tools.

Bersin explains that there are several layers to Employee Experience and that is why he calls it a platform. There is an employee productivity layer (the mobile or portal experience), an application layer (workflows and apps), a services layer (search, indexing, chatbots, search, case and knowledge management), and the back-end transaction systems.

Author: Josh Bersin

Bersin further states that Employee Experience is a fragmented, complex space. There many employee use-cases and scenarios to consider, and companies also need strategies to deal with retail workers, manufacturing employees, remote salespeople, and many other workforce segments. No one tool or system can address them all. Microsoft states that employee experience technologies in most cases are fragmented, hard to find, and disruptive to the flow of work.

In general companies build and buy these layers through various products, and then try to turn them into platforms for employees, managers, and HR. The overall solution requires a team of IT professionals to build an employee portal. These portals can be very expensive, Bersin gives the example of a pharma client for whom it would cost a $100 Million to revamp their employee portal and related mobile apps.

Microsoft´s role with HR leaders

Microsoft does not have an end-to-end HR applications suite. That has always been a gap compared to companies like SAP, Oracle, Workday etc. However, Microsoft has a very large penetration in an organizations people business. Microsoft owns a large part of the communications and collaboration market. A lot of HR portals and intranets have historically been built on SharePoint. Teams is the number one collaborative app in the enterprise. Every HR department in the world uses LinkedIn.

But Microsoft´s approach to HR buyers has always been fragmented. And Microsoft has a raft of less known tools that are being used in employee related environments like stream, workplace analytics, search, etc. And remember Microsoft has a history of being late to market. Microsoft was late to market making Office a more social tool and had to spend a lot of money to buy Yammer back in 2012. Microsoft allegedly tried to buy Slack but when Slack did not want to sell, Microsoft doubled down on its own solution via Teams but came to market four years later than Slack. Part of the success of Teams is because of the bundling of Teams for free with M/O365 although nobody at Microsoft will openly admit that.

Employee Experience Platform

Microsoft calls Viva a platform, not a product. Microsoft also refers to Viva as the next evolution of work (Satya Nadella, Microsoft´s CEO), a first major step for a new kind of employee experience that's designed for the digital era, a journey (Jared Spataro, Corporate Vice President, Microsoft 365).

Viva is a platform to integrate all these disparate employee platforms and solutions. It is built on Microsoft 365 and delivered through Teams as an interface.

Nadella talks about Viva impacting three categories, collaboration, learning and wellbeing. (see video below. duration 7min)

On collaboration Nadella says: The reality is, what doesn't begin and end inside a meeting? Anything people work on is accomplished in the context of a holistic process. With Microsoft Teams, we're providing that organizing layer for the entire process.

On learning Nadella states: Going forward, learning in the flow of work will be increasingly important as how we work and what we work on changes. Organizations are ultimately about knowledge turns, how are employees learning from each other, how they are identifying the knowledge and expertise that already exists inside the organization, and how are they learning from customers.

Nadella throws in LinkedIn learning here as well and introduces us to the term knowledge turns. The only definition I have been able to find is: A “knowledge turn” is a cycle of a process by a professional, including the learning generated by the experience, deriving more good and leading to advance.

Nadella then discusses employee wellbeing. Nadella: Productivity can no longer just be about short-term employee output. Employees are working longer hours, often feeling disconnected from colleagues. Sometimes I myself don't know whether I'm working from home or sleeping at work. Nadella mentions things like Virtual commute which Microsoft recently added to Teams.

Nadella then explains that the shift 30 years ago from disparate systems to connecting accounting and finance to the core business processes of a company via ERP systems is like the paradigm shift with EXP now. Nadella: People operations will no longer be limited to HR but will be integrated across every aspect of the business to improve the overall health and resilience of the organization. Every organization will require a unified employee experience from onboarding and collaboration to continuous learning and growth. These can no longer be siloed functions.

Addressing these challenges and incorporating solutions into everyday workflow tools is more critical than ever. Viva brings together everything an employee needs to be successful from day 1 in a single integrated experience directly in Teams. Viva will bring learning into the flow of people's work, surfacing required training and learning opportunities. It'll provide personalized insights and reminders, so people work smarter not longer. It'll make it simpler to find content and experts related to projects someone is working on, and it will make it easier for leaders to communicate with employees, and to foster community with personalized company communications, news, forums, and resources.

But what is Viva really?

Jared Spataro brings some additional clarity: Viva digitally reimagines company culture, employee well-being, knowledge sharing, and learning for the hybrid work world. Viva is powered by the full breadth and depth of Microsoft 365 and is experienced primarily through Microsoft Teams, and with a strong and growing ecosystem of Viva partners and the fact that Teams is an open and extensible platform, it is easy to integrate all the systems and tools a company already has in one place.

But after all this you might still not understand what Viva is. So, let’s go a level deeper. Viva currently has four modules: connections (culture & Communications), insights (productivity & wellbeing), topics (knowledge and expertise), and learning (skilling &growth).

Connections is based on SharePoint, Yammer, Stream and Live Events. It seems like a way of bringing these tools into one interface or as Microsoft says: a company branded app that lives inside Teams to let people focus on news and communications and resources so that they feel connected to everything that they need to pay attention to in the organization. Spataro states: the connections app provides a single entry point for employee engagement and internal communications. You can think of it as the digital representation of the office or the shop floor where we once gathered as a company.

Insights seems to be the next evolution of products like My analytics and Workplace analytics. As Microsoft states Insights used the Microsoft Graph to deliver coaching, nudges, and guidance. To help shape how works gets done for the individual, for the team and the organization. Helping people protect their time off as well as providing guidance to management about how teams are working together. Also, their seems to be a change in branding with new names like personal insights and manager insights.

Topics (based on project Cortex), integrates information from inside M365 and beyond and organizes it into topics. It recognizes who the experts are and brings this together in topic pages which experts can approve, curate and deliver to employees in the flow of their work. Spataro states: finding an expert, understanding company acronyms, or finding the content you need can be tedious, especially when you are new or working remotely.

Research shows people spend the equivalent of seven weeks per year searching for or just recreating information. Think of Viva Topics as a Wikipedia for the organization. It uses AI to automatically organize company-wide content and expertise into relevant categories like projects, products, processes, and customers. Topics makes Microsoft Search more powerful and automatically surfaces topic cards as people work in apps like Office, SharePoint, and Teams.

Learning. Viva Learning creates a central hub for learning in Teams with AI that recommends the right content at the right time. It brings together content from LinkedIn Learning, Microsoft Learn, and an organization's own custom content. It also has trainings from content providers like Skillsoft, Coursera, Pluralsight, and edX. Viva Learning works with leading learning management systems.

As Spataro states: Viva Learning helps make learning a natural part of every employee's daily work and the company culture. With Viva, employees can easily discover and share everything from training courses to microlearning content. Managers get the tools they need to assign learning and then to track the outcomes to help foster a learning culture.

Roadmap and prices

Currently only Topics is in GA (general availability) but only in English with other languages like Spanish, German and French coming by mid-2021. Insights and Learning are in preview and Connections is still to be announced.

Topics costs $5 per user per month with no info provided on pricing for the other modules. Just to put this in perspective. Microsoft365 Business basic is $5 per user/month, standard $12.50 and premium $20. E1 is $8, E3 is $20 and E5 is $35. Clearly the focus here is on customers that would probably be already in the market for an E5 licences.


Viva is work in progress. This is clear by how Microsoft is positioning Viva and how carefully the wording is chosen. Although Bersin states that Microsoft has been working on Viva for a while the Corporate VP in charge of Viva, Chuck Friedman, has been in role for only five months. Viva is Microsoft’s attempt to bring together a large part of their existing products with some new developments in order to try to own a category, employee experience, that doesn’t have any real key market share owners in it because it is too fragmented.

About the Author.

Michiel is managing partner @AdopTic and President of the International Association of Microsoft Channel partners in EMEA and Spain (IAMCP). He is also on the global board of IAMCP and is an author of several books on how to engage with Microsoft and is author of the IAMCP guide to partnering with Microsoft.

Articulo en Español

Microsoft Viva para 'dummies'

En este artículo me gustaría aclarar qué es y qué no es Microsoft Viva. Al principio me costó entender qué es Viva. ¿Es un producto? ¿Es una plataforma? ¿Es una evolución? ¿Es un nuevo paquete? ¿Es marketing? ¿Es una aspiración? ¿Es una visión? ¿Es una conquista? ¿Es un ejercicio de marca? ¿Se trata de asegurarse de que Microsoft no llegue tarde al mercado en una categoría en crecimiento? La respuesta es un poco de todo lo anterior.

¿Qué es la experiencia del empleado?

Josh Bersin estima que el mercado de la experiencia de empleados (EX) tiene un tamaño de 300.000 millones de dólares e incluye categorías como el desarrollo de los empleados, el bienestar de los empleados, la tecnología core de RRHH, las encuestas y el feedback, los beneficios, los portales de RRHH y las herramientas de RRHH.

Bersin explica que la experiencia del empleado tiene varias capas y por eso la llama plataforma. Hay una capa de productividad del empleado (la experiencia móvil o del portal), una capa de aplicación (flujos de trabajo y aplicaciones), una capa de servicios (búsqueda, indexación, chatbots, búsqueda, gestión de casos y conocimientos) y los sistemas de transacciones de back-end.

Bersin afirma además que la experiencia del empleado es un espacio fragmentado y complejo. Hay que tener en cuenta muchos casos y escenarios de uso de los empleados, y las empresas necesitan también estrategias para tratar con los trabajadores del sector minorista, los empleados de la industria, los vendedores a distancia y muchos otros segmentos de la fuerza de trabajo.

Ninguna herramienta o sistema puede abordar todos. Microsoft afirma que, en la mayoría de los casos, las tecnologías para la experiencia del empleado están fragmentadas, son difíciles de encontrar y perturban el flujo de trabajo.

En general, las empresas construyen y compran estas capas a través de varios productos, y luego tratan de convertirlas en plataformas para los empleados, los directivos y RRHH. La solución global requiere un equipo de profesionales de TI para construir un portal de empleados. Estos portales pueden ser muy caros, Bersin pone el ejemplo de un cliente farmacéutico al que le costaría 100 millones de dólares renovar su portal del empleado y las aplicaciones móviles relacionadas.

El papel de Microsoft con los líderes de RRHH

Microsoft no tiene una suite de aplicaciones de RRHH de extremo a extremo. Eso siempre ha sido una laguna en comparación con empresas como SAP, Oracle, Workday, etc. Sin embargo, Microsoft tiene una gran penetración en el día a día de las personas en las organizaciones.

Microsoft posee una gran parte del mercado de la comunicacion y la colaboración. Muchos portales de RRHH e intranets se han construido históricamente sobre SharePoint. Teams es la aplicación de colaboración número uno en la empresa. Todos los departamentos de RRHH del mundo utilizan LinkedIn.

Pero el enfoque de Microsoft hacia los compradores de RRHH siempre ha sido fragmentado. Y Microsoft tiene una serie de herramientas menos conocidas que se utilizan en entornos relacionados con los empleados, como stream, workplace analytics, search, etc.

Y recuerde que Microsoft tiene un historial de llegar tarde al mercado. Microsoft llegó tarde al mercado haciendo de Office una herramienta más social y tuvo que gastar mucho dinero para comprar Yammer allá por 2012. Microsoft supuestamente trató de comprar Slack, pero cuando Slack no quiso vender, Microsoft invirtió en su propia solución con Teams, pero llegó al mercado cuatro años más tarde que Slack. Parte del éxito de Teams se debe a la agrupación gratuita de Teams con M/O365, aunque nadie en Microsoft lo admite abiertamente.

Plataforma de experiencia del empleado

Microsoft llama a Viva una plataforma, no un producto. Microsoft también se refiere a Viva como la próxima evolución del trabajo (Satya Nadella, CEO de Microsoft), un primer paso importante para un nuevo tipo de experiencia para los empleados que está diseñado para la era digital, un viaje (Jared Spataro, Vicepresidente Corporativo, Microsoft 365).

Viva es una plataforma para integrar todas estas plataformas y soluciones dispares para empleados. Está construida sobre Microsoft 365 y se entrega a través de Teams como interfaz.

Nadella habla de que Viva influye en tres categorías, la colaboración, el aprendizaje y el bienestar.

Sobre la colaboración, Nadella dice: La realidad es que, ¿qué no empieza y termina dentro de una reunión? Cualquier cosa en la que la gente trabaje se lleva a cabo en el contexto de un proceso holístico. Con Microsoft Teams, estamos proporcionando esa capa organizadora para todo el proceso.

Sobre el aprendizaje, Nadella afirma: En el futuro, el aprendizaje en el flujo de trabajo será cada vez más importante a medida que cambie la forma en que trabajamos y en qué trabajamos. En última instancia, las organizaciones se centran en los giros del conocimiento, en cómo los empleados aprenden unos de otros, en cómo identifican el conocimiento y la experiencia que ya existe dentro de la organización y en cómo aprenden de los clientes.

Nadella enlaza aquí a LinkedIn Learning y nos presenta el término giros de conocimiento. La única definición que he podido encontrar es: Un "giro de conocimiento" es un ciclo de un proceso por parte de un profesional, incluyendo el aprendizaje generado por la experiencia, derivando más bien y llevando a avanzar.

Nadella habla entonces del bienestar de los empleados. Nadella: La productividad ya no puede limitarse a la producción de los empleados a corto plazo. Los empleados trabajan más horas y a menudo se sienten desconectados de sus compañeros. A veces yo mismo no sé si estoy trabajando desde casa o durmiendo en el trabajo. Nadella menciona cosas como el viaje virtual al trabajo (virtual commute), que Microsoft ha añadido recientemente a Teams.

Nadella explica entonces que el cambio que se produjo hace 30 años, cuando se pasó de sistemas dispares a conectar la contabilidad y las finanzas con los procesos de negocio principales de una empresa mediante sistemas ERP, es como el cambio de paradigma que se produce ahora con EXP. Nadella: Las operaciones que incluyen personas ya no se limitarán a RRHH, sino que se integrarán en todos los aspectos de la empresa para mejorar la salud y la resistencia general de la organización.

Todas las organizaciones necesitarán una experiencia unificada para los empleados, desde la incorporación y la colaboración hasta el aprendizaje y el crecimiento continuo. Ya no pueden ser funciones aisladas.

Abordar estos retos e incorporar soluciones en las herramientas de flujo de trabajo cotidianas es más importante que nunca. Viva reúne todo lo que un empleado necesita para tener éxito desde el primer día en una única experiencia integrada directamente en Teams. Viva introducirá el aprendizaje en el flujo de trabajo de las personas, sacando a la luz la formación necesaria y las oportunidades de aprendizaje.

Proporcionará información y recordatorios personalizados, para que la gente trabaje de forma más inteligente y no durante más tiempo. Simplificará la búsqueda de contenidos y expertos relacionados con los proyectos en los que se está trabajando, y facilitará a los líderes la comunicación con los empleados, así como el fomento de la comunidad con comunicaciones, noticias, foros y recursos personalizados de la empresa.

Pero ¿qué es realmente Viva?

Jared Spataro aporta algo más de claridad: Viva reimagina digitalmente la cultura de la empresa, el bienestar de los empleados, el intercambio de conocimiento y el aprendizaje para el mundo laboral híbrido. Viva se nutre de toda la amplitud y profundidad de Microsoft 365 y se experimenta principalmente a través de Microsoft Teams, y con un ecosistema fuerte y creciente de partners de Viva y el hecho de que Teams es una plataforma abierta y extensible, es fácil integrar todos los sistemas y herramientas que una empresa ya tiene en un solo lugar.

Pero después de todo esto puede que aún no entiendas qué es Viva. Así que profundicemos un poco más.

Viva tiene actualmente cuatro módulos: connections (cultura y comunicaciones), insights (productividad y bienestar), topics (conocimientos y experiencia) y learning (capacitación y crecimiento).

Connections se basa en SharePoint, Yammer, Stream y Live Events. Parece una forma de reunir estas herramientas en una sola interfaz o, como dice Microsoft: una app con la marca de la empresa que vive dentro de Teams para que la gente se centre en las noticias y las comunicaciones y los recursos, de modo que se sienta conectada a todo lo que debe prestar atención en la organización. Spataro afirma: connections proporciona un único punto de entrada para el compromiso (engagement) de los empleados y las comunicaciones internas. Se puede pensar en ella como la representación digital de la oficina o el sitio donde nos reuníamos como empresa.

Insights parece ser la siguiente evolución de productos como My analytics y Workplace analytics. Tal y como afirma Microsoft, Insights utiliza el Microsoft Graph para ofrecer coaching y orientación. Para ayudar a dar forma a cómo se hace el trabajo para el individuo, para el equipo y para la organización. Ayudar a las personas a proteger su tiempo libre, así como proporcionar orientación a la dirección sobre cómo los equipos están trabajando juntos. Además, parece que hay un cambio de marca con nuevos nombres como personal insights y manager insights.

Topics (basado en proyecto Cortex), integra la información de dentro de M365 y de fuera y la organiza en temas. Reconoce quiénes son los expertos y los reúne en páginas temáticas que los expertos pueden aprobar, conservar y entregar a los empleados en el flujo de su trabajo. Spataro afirma: encontrar un experto, entender los acrónimos de la empresa o encontrar el contenido que necesitas puede ser tedioso, especialmente cuando eres nuevo o trabajas a distancia. Ciertas investigaciones muestran que la gente pasa el equivalente a siete semanas al año buscando o simplemente recreando información.

Piensa en Viva Topics como una Wikipedia para la organización. Utiliza la IA para organizar automáticamente el contenido y la experiencia de toda la empresa en categorías relevantes como proyectos, productos, procesos y clientes. Topics hace que Microsoft Search sea más potente y hace aflorar automáticamente las tarjetas de temas mientras la gente trabaja en aplicaciones como Office, SharePoint y Teams.

Learning. Viva Learning crea un centro de aprendizaje en Teams con IA que recomienda el contenido adecuado en el momento adecuado. Reúne el contenido de LinkedIn Learning, Microsoft Learn y el contenido personalizado de la propia organización. También cuenta con formaciones de proveedores de contenidos como Skillsoft, Coursera, Pluralsight y edX. Viva Learning trabaja con los principales sistemas de gestión del aprendizaje.

Como afirma Spataro: Viva Learning ayuda a que el aprendizaje sea una parte natural del trabajo diario de cada empleado y de la cultura de la empresa. Con Viva, los empleados pueden descubrir y compartir fácilmente desde cursos de formación hasta contenidos de micro aprendizaje. Los directivos obtienen las herramientas que necesitan para asignar el aprendizaje y luego hacer un seguimiento de los resultados para ayudar a fomentar una cultura de aprendizaje.

Hoja de ruta y precios

En la actualidad, sólo Topics está en GA (disponibilidad general), pero sólo en inglés, mientras que otros idiomas, como el español, el alemán y el francés, llegarán a mediados de 2021. Insights y Learning están en previsión y Connections aún no se ha anunciado la disponibilidad. La licencia de Topics es de 5 dólares por usuario al mes y no se ha facilitado información sobre los precios de los demás módulos.

Sólo para poner esto en perspectiva. Microsoft365 Business básico cuesta 5 dólares por usuario/mes, estándar 12,50 dólares y premium 20 dólares. E1 cuesta 8 dólares, E3 20 dólares y E5 35 dólares. Claramente el foco aquí es en los clientes que probablemente ya estarían dispuestos a comprar una licencia E5.


Viva es un trabajo en curso. Esto queda claro por la forma en que Microsoft está posicionando Viva y por el cuidado con que se eligen las palabras. Aunque Bersin afirma que Microsoft ha estado trabajando en Viva durante mucho tiempo, el vicepresidente corporativo a cargo de Viva, Chuck Friedman, sólo lleva cinco meses en el cargo. Viva es el intento de Microsoft de reunir una gran parte de sus productos existentes con algunos nuevos desarrollos para intentar adueñarse de una categoría, la de la experiencia de los empleados, que no tiene verdaderos dueños de la cuota de mercado porque está demasiado fragmentada.

bottom of page