Las organizaciones se han vuelto más flexibles sobre dónde y cuándo trabajan los empleados. Ahora necesitan ser más estratégicos e intencionales en su aplicación.
Los líderes y los equipos están experimentando con nuevas formas de trabajar, tanto a corto plazo durante COVID-19 como a largo plazo para un mundo post-pandémico. Los ejes de trabajo pivotan simultáneamente en términos de lugar y tiempo, con líderes diseñando formas híbridas de colaboración que tienen pocos precedentes. Es difícil no causar confusión.
¿Cuánta flexibilidad en torno a “dónde y cuándo la gente hace su trabajo" es mejor? ¿Qué estrategias son más eficaces? Algunos directores prevén que el trabajo ocurrirá "en cualquier lugar" en el futuro, mientras que otros están pidiendo a los empleados que regresen a sus oficinas. Algunos están incorporando compromisos de tiempo flexibles, mientras que otros están exigiendo que su personal esté disponible de 9 a 5.
Para encontrar el camino correcto hacia adelante, los líderes deben entender los ejes del trabajo híbrido —las ventajas y desventajas de dónde y cuándo trabajan las personas— y alinearlos para promover la energía, el foco, la coordinación y la cooperación necesarios para ser productivos.
En este artículo, se describen cuatro principios emergentes:
Usar el espacio de oficina para amplificar la cooperación
Hacer del trabajo desde casa una fuente de energía
Aprovechar el tiempo asíncrono para aumentar el foco
Usar el tiempo sincronizado para tareas que requieren coordinación.
Los ejes del trabajo híbrido: lugar y tiempo
El lugar de trabajo para muchas personas ha sido históricamente la oficina. Separada del espacio personal y equipada con todos los muebles y tecnología necesarios para que las personas hagan su trabajo de manera eficiente, la oficina ha sido un lugar de congregación, donde la gente se reúne para un objetivo principal: trabajar.
Durante COVID-19, esto ha cambiado drásticamente. Para muchas personas, el trabajo ahora se encuentra en sus espacios personales —sus hogares— mientras que otros trabajan en cafeterías, locales como oficinas satélite más pequeñas o espacios de coworking, o varias combinaciones de ubicaciones remotas.
Pero el lugar no es el único eje que está pivotando.
Ahora hay mucha flexibilidad en torno al tiempo, los períodos en los que las personas participan activamente en el trabajo. El tiempo se está reasignando a medida que los horarios se extienden a lo que era tiempo "privado", con personas que encajan en horarios personales que podrían incluir el cuidado de la familia y los amigos, mantenerse en forma, e incluso hacer una actualización profesional.
Cuando hablamos del tiempo hablamos del tiempo cronológico (basado en un horario específico, como 9 a 5), el tiempo síncrono frente al tiempo asincrónico (la medida en que coinciden los compañeros) y el control del tiempo (el grado de autonomía que se puede ejercer sobre las horas de trabajo).
El objetivo es la productividad
Para garantizar que el trabajo híbrido funcione, los líderes tienen que construir un contexto de lugar y tiempo que acentúe la productividad. Al hacerlo, deben tener en cuenta los elementos de productividad que son particularmente sensibles a estas características.
Lo esencial del trabajo productivo comienza con la energía. En la mayoría de los trabajos, las personas son más productivas cuando experimentan vitalidad y bienestar positivos, y su productividad se agota cuando se estresan y sus hábitos de trabajo se vuelven insalubres. El siguiente punto esencial para muchos puestos de trabajo es la concentración. Cuando el contexto, es decir, el lugar y el tiempo de trabajo, permite que las personas se concentren, pueden ser altamente productivas. Su concentración sufre cuando su contexto distrae, y su atención está dispersa.
Más allá de estos aspectos independientes del trabajo están aquellas tareas que requieren trabajo en equipo. Algunas tareas exigen una coordinación significativa con otras. Cuando las personas pueden coordinarse entre sí, son capaces de ser orientadas a objetivos y ser eficientes; cuando esta alineación se rompe, los equipos se dividen y se desarticulan.
Y luego hay trabajos y tareas que requieren que los equipos cooperen y compartan activamente ideas de maneras que les permitan idear e innovar. Cuando los contextos de lugar y tiempo crean barreras a la cooperación, la productividad puede verse afectada. Las personas pueden volverse resistentes, y las luchas internas pueden estallar.
Lugar y tiempo se tiene que usar de una forma inteligente. Por ejemplo, con respecto al lugar, trabajar en una oficina ayuda a la cooperación porque los compañeros son más capaces de desarrollar relaciones cara a cara y de confianza, pero también puede agotar la energía si implica un largo viaje diario y horas de trabajo en un escritorio. Con respecto al tiempo, trabajar con limitaciones y horas inflexible ayuda a la coordinación, ya que el tiempo de los compañeros se puede sincronizar fácilmente. Pero agota el foco porque no responde a los ritmos individuales de concentración.
Lo que significa esto es que, si bien los aspectos del trabajo híbrido tienen el potencial de reforzar la productividad, deben diseñarse con un nivel de concreción sobre el lugar y el tiempo que no se practica en los sistemas de trabajo tradicionales, donde ambos aspectos están limitados. Abordar estas opciones de diseño de manera que permitan que la productividad florezca será crucial para hacer frente a los desafíos económicos derivados de COVID-19.
Nuevos principios de lugar y tiempo
Las Empresas están diseñando soluciones a corto plazo a los desafíos que COVID-19 ha creado mientras miran hacia el futuro para asegurarse de que construyen prácticas que son sostenibles.
Principio de lugar: Diseñar la Oficina para la Cooperación
Estar en la oficina es esencialmente una actividad social. A medida que las empresas comiencen a persuadir o esperen que los empleados regresen a las oficinas, será importante aprovechar al máximo la experiencia. Eso significará crear un lugar donde la cooperación y la interacción puedan prosperar, mientras que COVID-19 sigue siendo una preocupación, y a largo plazo a medida que el trabajo híbrido se convierte en la norma. Hacer de una oficina un lugar de cooperación depende en gran medida de cómo se diseñen los espacios.
Principio de lugar: Hacer de trabajar desde casa una fuente de energía
Uno de los resultados abrumadoramente positivos de trabajar desde casa durante la pandemia es que las personas son capaces de reasignar su tiempo de desplazamiento anterior a actividades que aumentan su energía física (a través del ejercicio y la recreación) y su energía emocional (pasando tiempo con la familia y amigos). Muchos trabajadores también están aumentando su energía caminando en los parques, comiendo alimentos caseros saludables y estableciendo vínculos más estrechos con los vecinos.
Dicho esto, a los que tienen hijos pequeños les ha costado mucho manejar los límites entre ser un trabajador y un padre. Para que el trabajo en el hogar siga siendo una fuente de energía a largo plazo, se requiere un nivel de intencionalidad en las expectativas tanto de los empleados como de los empleadores.
Principio de tiempo: Deje que el tiempo asincrónico aumente la concentración
Hay algunos trabajos para los que el poder concentrarse es un principal impulsor de la productividad. Elaborar un horario que permita a los empleados desconectar durante cinco horas para concentrarse, y en un momento que se ajuste a sus ritmos de energía natural, puede ser enormemente beneficioso, ya sea que lo hagan en un espacio corporativo o personal. Para estas personas, los horarios asincrónicos son ideales.
Principio de tiempo: Habilite el tiempo sincronizado para que sea la base de la coordinación
Mientras que algunas tareas se cumplen mejor cuando las personas pueden concentrarse y trabajar por su cuenta, otras requieren coordinar en tiempo real proyectos con diálogos y comentarios en el momento.
Normalmente, el tiempo sincronizado se produce naturalmente porque las personas están en el mismo lugar al mismo tiempo. Pero los avances tecnológicos han permitido el diseño de un tiempo sincronizado que es independiente del lugar y donde es posible crear oportunidades para interacciones virtuales fructíferas y en tiempo real.
El Futuro
Cada organización tendrá que pensar cómo aumentar la energía, el foco, la coordinación y la cooperación para hacer que el trabajo híbrido sea un trabajo productivo.
Tenemos cuatro recomendaciones para los próximos y meses:
No te muevas demasiado rápido. Las preferencias individuales tardarán tiempo en ser claras. Tenga cuidado de tomar decisiones tempranas que tendrán efectos a largo plazo: deja tus opciones abiertas.
Tenga en cuenta los ejes. En el diseño de nuevas formas de trabajo, prepárate para las desventajas de cada modelo. Trabajar desde casa impulsará la energía, pero también puede afectar la cooperación. La gestión de estos ejes requiere creatividad.
Resolver/experimentar. Hay mucho que aún no sabemos. Es crucial estar preparado para asumir riesgos.
Fomentar las habilidades de liderazgo que requerirá la gestión de las preferencias. La variedad de combinaciones de tiempo y lugar que son posibles requerirá líderes altamente competentes y motivados comprometidos a hacer que todo esto funcione.
Se requerirá un grado de intencionalidad que no ha sido necesario en las prácticas de trabajo tradicionales. Para los líderes, eso significa ser empático y escuchar las necesidades individuales, al mismo tiempo que se es creativo en el desarrollo de soluciones.
Este artículo es un resumen del artículo ´Four Principles to Ensure Hybrid Work Is Productive Work´ de Lynda Gratton, profesora de práctica de gestión en la London Business School